Echt partnership, daar waren we naar op zoek

Toen het tijd was voor een nieuwe, toekomstbestendige IT-infrastructuur, zocht de Baak niet zomaar een IT-ontwikkelaar. “Echt partnership, daar waren we naar op zoek”, benadrukt Alet Jentink, commercieel manager bij het trainingsinstituut. “Want als je echt iets wilt bereiken, moet je samen kunnen optrekken”, voegt IT-regisseur Maurice Ummels eraan toe. “Dat een partij bereikbaar is en dat je samen op een goede basis voortbouwt is voor ons heel belangrijk.”

Intensieve zoektocht

“De Baak is een trainingsinstituut dat mensen helpt te groeien op het gebied van persoonlijk leiderschap. Zo willen we bijdragen aan een mooiere wereld. En dat doen we al meer dan 75 jaar. We zijn heel mensgericht, heel relatiegericht, vandaar dat we ook grote waarde hechten aan een duurzame relatie met leveranciers”, licht Alet toe. “Een aantal jaren geleden gingen we op zoek naar een partij die ons kon ondersteunen bij het implementeren van nieuwe applicaties. Voorheen zaten onze financiële boekhouding en onze projectadministratie in één systeem, dat wilden we scheiden. We wilden toe naar een course managementsysteem dat elke stap bijhoudt die deelnemers doorlopen. De aanmelding, de afspraken met trainers, de overnachtingen bij de Baak, informatie die verstrekt moet worden en ga zo maar door. Het moest allemaal in één systeem passen. Het was best een intensieve zoektocht, maar het kan met Microsoft Dynamics.”

IT-expertise in onderwijsbranche

De Baak koos uiteindelijk voor de Groningse vestiging van Axelio, die toen nog Bend heette. “Een partij die met je meedenkt en expertise heeft in de onderwijsbranche”, licht Alet de keuze toe. “Bovendien zijn ze servicegericht. Ze doen wat ze zeggen en zijn heel reëel, heel nuchter. We kunnen rekenen op hun volle aandacht en we spreken dezelfde taal. Dat maakt het heel prettig werken.”

Naar minimaal maatwerk

Wat opvalt is dat de Baak op IT-vlak behoefte had aan minder maatwerk dan in het verleden. Maurice legt uit waarom: “De applicatie die we hadden was op basis van maatwerk samengesteld. Daar konden we op een gegeven moment alleen niet meer op doorautomatiseren.” “Als we wilden upgraden hadden we meteen een issue, omdat de applicatie niet goed communiceerde met andere systemen. Daar wilden we vanaf”, zegt Alet. Maurice voegt daaraan toe: “Axelio zorgde met Microsoft Dynamics voor een praktische en toekomstbestendige IT-infrastructuur waar we de komende jaren op kunnen voortborduren. Het maatwerk dat we nu hebben is nog maar minimaal. Daardoor zijn we een stuk flexibeler in alle integraties en koppelingen.”

Thuis in Microsoft Dynamics

Dat Axelio gespecialiseerd is in Microsoft Dynamics is voor de Baak een groot voordeel. “De afgelopen jaren konden we flink leunen op de kennis die Axelio heeft van Dynamics en van configureren. Als we ergens tegenaan liepen, wisten ze altijd wel een oplossing. Afgezien daarvan is Microsoft Dynamics een mooi platform dat goed aansluit op het cloudcomputingplatform Azure en allerlei andere Microsoft producten.”

Samen iteratief ontwikkelen

Door voortschrijdend inzicht groeide de migratie van de Baak naar Microsoft Dynamics uit tot een project van formaat. Toch was dit voor Axelio nooit een probleem. Maurice: “Als ze zeggen dat ze iets binnen drie weken opleveren, doen ze dat ook. De vestiging uit Groningen is een hechte, maar kwalitatieve, consistente partij, die dit soort processen aankan omdat ze genoeg capaciteit beschikbaar hebben. We werken wekelijks op onze sprintborden met ze samen aan het iteratief ontwikkelen van onze software en dat loopt heel soepel.”

Meteen schakelen bij problemen

Zoals bij elke migratie naar nieuwe applicaties waren er natuurlijk ook hobbels te overwinnen.

“Hoe goed we ook over alles hadden nagedacht samen, er bleken op een gegeven moment een aantal zaken te ontbreken”, bekende Maurice. “Maar dan schakelt Axelio daar meteen op.” Alet voegt eraan toe: “Op de cruciale momenten waren hier altijd fysiek mensen van Axelio aanwezig. Ook toen we in de zomerperiode besloten de nieuwe systemen te gaan testen. Hierdoor konden we in korte tijd veel stappen zetten en de laatste kinderziektes direct tackelen.”

Aan de slag met Power BI

Dat het toenmalige Bend sinds 2023 onder de vleugels valt van Axelio bleek voor de Baak alleen maar voordelig. “We kunnen hierdoor ook gemakkelijk van andere IT-expertises van Axelio gebruikmaken”, zegt Alet. En dat kwam goed uit. “Naast de migratie naar Microsoft Dynamics wilden we namelijk ook graag onze data beter benutten. Daarvoor gingen we met Power BI aan de slag, samen met iqbs , nu ook onderdeel van Axelio.” Maurice: “Zij kennen de systemen, ze kennen de achterkant én ze zijn gewend om te schakelen met mensen van Axelio, daardoor liep de samenwerking vanaf dag één vlot.”